コピペOK 面接よろしくお願いしますメールの例文とマナー解説

就職や転職活動において、面接のお願いメールは重要な役割を果たします。このメールは企業との最初のコミュニケーションとなり、あなたの第一印象を決定づけます。正しく丁寧なメールを送ることで、ビジネスマナーやコミュニケーション能力をアピールでき、面接日程の調整もスムーズに行えます。本記事では、面接のお願いメールの基本構成や具体的な書き方について詳しく解説します。

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面接よろしくお願いしますメールの基本

面接よろしくお願いしますメールの重要性

 

面接のお願いメールは、就職活動や転職活動において非常に重要な役割を果たします。このメールは、企業との初めての直接的なコミュニケーションの場であり、第一印象を決定づけるポイントです。メールの内容が丁寧で適切であることは、あなたのビジネスマナーやコミュニケーション能力を示す重要な指標となります。

さらに、正しく書かれたメールは、スムーズなスケジュール調整を可能にし、面接日程を迅速に確定する助けになります。一方で、マナーに欠けたメールや不適切な内容のメールは、企業に対するあなたの評価を下げてしまうリスクがあります。

件名の書き方

 

件名はメールの内容を一目で理解できるように、簡潔かつ明確に記載することが重要です。例えば、「面接のお願い」といったシンプルな件名が適しています。件名には「面接希望日」「面接日程調整のお願い」といった具体的な内容を含めることで、企業側がメールの内容を迅速に把握できます。

また、件名には自身の名前を入れることで、誰からのメールであるかがすぐに分かるようにすることも効果的です。例えば、「面接希望日のお知らせ – 山田太郎」とすることで、担当者がメールを見つけやすくなります。

宛先の記載方法

宛先には企業の正式名称と担当者の名前を正確に記載しましょう。企業名は略さずに正式名称を使用し、担当者名もフルネームで記載します。「○○株式会社 人事部 採用担当 ○○様」といった形式が一般的です。

もし担当者名が分からない場合は、「ご担当者様」と記載しても良いですが、可能であれば事前に調査して名前を確認しておくと、より丁寧な印象を与えることができます。宛先の最後には「様」や「御中」といった敬称を忘れずに付けましょう。

挨拶文の基本構成

 

メールの本文はまず挨拶文から始めます。一般的な挨拶としては、「お世話になっております」や「いつも大変お世話になっております」が適切です。初めての連絡であれば、「お世話になります」と書くのが良いでしょう。

この挨拶文に続けて、簡潔な自己紹介を行います。例えば、「○○大学経営学部の山田太郎と申します」といった形式で、名前や所属を明確に伝えます。この部分で、どこの誰からの連絡であるかを明確にすることが大切です。

自己紹介のポイント

自己紹介では、名前や所属を明確にするだけでなく、どのような目的で連絡しているのかを簡潔に述べます。例えば、「貴社の中途採用に応募しております山田太郎と申します」といった形で、自分が応募者であることを明示します。

さらに、具体的な応募職種や応募の動機を簡潔に述べることで、採用担当者に対して自分が誰で、なぜ連絡しているのかを明確に伝えることができます。この部分は短く簡潔にまとめることがポイントです。

面接希望日の提示方法

面接希望日は複数の日程を提示することが基本です。少なくとも3つ以上の候補日を提示し、企業側がスケジュールを調整しやすいように配慮します。例えば、「次の候補日からご都合の良い日時をお知らせください」として、以下のように記載します。

• 8月1日（火）10:00～12:00
• 8月2日（水）13:00～15:00
• 8月3日（木）15:00～17:00

このように、具体的な日時を複数提示することで、企業側が選びやすくなり、スムーズに面接日程が決定します。

感謝の意を伝える方法

メールの最後には必ず感謝の意を伝えましょう。例えば、「お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます」といった形で、相手の時間を取ることに対する感謝の気持ちを示します。

感謝の意を示すことで、礼儀正しい印象を与えることができ、企業側も好意的に受け取ってくれるでしょう。また、感謝の言葉を添えることで、メール全体が柔らかい印象になり、受け取る側も読みやすくなります。

締めの言葉の選び方

締めの言葉は、メール全体の印象を決定づける重要な部分です。例えば、「何卒よろしくお願い申し上げます」「ご検討のほど、よろしくお願いいたします」などが適切です。

また、特に丁寧にしたい場合は、「末筆ながら、貴社ますますのご繁栄をお祈り申し上げます」といった形式も良いでしょう。締めの言葉は、相手への敬意と感謝の気持ちを込めて選びましょう。

コピペで使える例文

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面接よろしくお願いしますメールの注意点

敬語の使い方

敬語の使い方は、ビジネスメールにおいて非常に重要です。例えば、「ご覧になられる」や「伺わせていただきます」といった二重敬語は避けるようにしましょう。「ご覧になる」「伺います」といったシンプルな敬語を使用することが望ましいです。

さらに、「了解しました」ではなく「承知しました」、「分かりました」ではなく「かしこまりました」といった正しい敬語を使うことで、より丁寧な印象を与えることができます。

メール送信のタイミング

 

メール送信のタイミングも重要です。企業の営業時間内に送信することが理想で、早朝や深夜の送信は避けるべきです。例えば、9:00～18:00の間に送信するのが一般的です。

また、メールを確認してから24時間以内に返信することが基本的なマナーです。遅くとも翌日の午前中までには返信を終わらせるように心がけましょう。

添付ファイルの確認

面接のお願いメールに履歴書や職務経歴書を添付する場合、ファイル名や内容に誤りがないか確認することが重要です。ファイル名は「履歴書_山田太郎.pdf」といった形式で、内容が一目で分かるようにしておきましょう。

また、ファイルのサイズにも注意が必要です。大きすぎるファイルは相手に迷惑をかける可能性があるため、1MB以内に収めるようにします。

メール履歴の残し方

メールの履歴を残すことも重要です。前述の通り、返信する際には件名を変えずにそのまま使用し、本文も全文引用することが望ましいです。これにより、過去のやり取りを確認しやすくなり、スムーズな連絡が可能となります。

また、CC欄には関連する全ての担当者を入れることで、情報の共有漏れを防ぎます。

緊急連絡時の対応

緊急連絡が必要な場合、メールだけでなく電話連絡も併用することが望ましいです。特に、面接当日の変更やキャンセルの場合は、メールだけではなく、直接電話で担当者に連絡することで、確実に伝わります。

また、電話連絡の際も、メールで事前に簡単な連絡を入れておくと良いでしょう。

署名の書き方

署名はメールの最後に必ず記載します。基本的な署名には、名前、住所、電話番号、メールアドレスを含めます。例えば、

———————
山田 太郎
〒123-4567
東京都港区南青山1-2-3
電話：090-1234-5678
メールアドレス：@example.com
———————

再調整依頼の方法

面接日程の再調整が必要な場合は、丁寧にお詫びの言葉を述べた上で、複数の新しい候補日を提示します。例えば、「急な都合で申し訳ございませんが、以下の日程で再調整をお願いできますでしょうか」として、3つ以上の候補日を提示します。

このように、再調整をお願いする際も、相手のスケジュールに配慮した内容にすることが重要です。

【まとめ】